Editique, archivage numérique, impression, mise sous pli

Nos solutions

Nous vous offrons les conditions optimales pour la correspondance avec vos usagers et son archivage.

Flux entrants : gestion du courrier et numérisation

Nous assurons la conservation sécurisée de vos documents électroniques à valeur probatoire afin de vous permettre de faire face à vos obligations.

Afin de vous permettre de répondre aux sollicitations de vos clients, nous mettons à votre disposition des technologies adaptées à la gestion des courriers en toute sécurité et dans des délais contraints grâce à :

• Une industrialisation du tri du courrier entrant s’appuyant sur une pluralité de critères éprouvés par nos équipes (réception et tri du courrier quotidien à J)
• Un traitement complet de votre courrier grâce à la gestion électronique de documents (GED) avec recours au vidéocodage (système de vérification et de correction de documents numérisés) en pré- et post-traitement :
  • code barre attribué lors de la numérisation, permettant de déverser le courrier dans le dossier client et dans le système d’information, pour optimiser le traitement des réponses aux bénéficiaires
  • classement automatisé des documents reçus grâce à la reconnaissance automatique de documents (RAD)
  • renseignement automatisé des données sensibles directement dans votre système d’information grâce à la lecture automatique de données (LAD)
  • archivage numérique des documents à force probante.

L’ensemble des données fiabilisées, issues du traitement de numérisation, est stocké et accessible, dans le strict respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Flux sortants : éditique, impression, et mise sous pli

Nous assurons les expéditions quotidiennes ou ponctuelles de vos correspondances à destination de vos clients ou partenaires, au moyen d’un équipement industriel dédié.

• Capacité à gérer des volumétries de masse, dans des délais contraints, grâce au déploiement d’outils logistiques suivant des étapes ciblées :
  • Archivage numérique
  • Impression (toutes modalités possibles)
  • Mise sous pli selon le format souhaité (avec référencement via code OMR, code QR), incluant une phase de contrôle d’intégrité et d’intégralité
  • Affranchissement (les tarifs sont adaptés à tous les types de courrier et massifiés en vue d’optimiser les coûts)
  • Remise à La Poste quotidienne
• Fiabilisation des données, grâce à l’édition d’un code d’identification sur chaque envoi qui permet de connaître le jour et l’heure de départ du courrier et de facturer au réel les prestations.

Un pilotage flexible pour s’adapter au rythme de vos besoins

• Une organisation humaine adaptable
  • Nos équipes expérimentées sont en capacité de s’organiser et s’adapter à l’afflux de toutes volumétries dans des délais contraints
  • Il est possible de répartir les impressions sur les différents sites de la Caisse des Dépôts en vue de gérer un pic ponctuel de demandes d’expédition grâce à la mise à disposition d’une plateforme commune de génération industrielle de documents clients (envoi des documents par e-mail et transmission des flux d'éditions à destination des sites)
• Un pilotage rigoureux visant à garantir la rapidité et la fiabilité des traitements
  • Suivi des flux et stocks au quotidien
  • Régulièrement, une remise à niveau technique des équipes.

Nos références

• Innover pour accompagner les parcours de vie : la direction des politiques sociales de la Caisse des Dépôts met en oeuvre ses savoir-faire et son expérience pour proposer des services innovants et performants à des millions de bénéficiaires potentiels.
• Courriels : environ 1 million traités par an et 20 millions d'emails
• Courriers : 2 millions de plis reçus et 7 millions de plis expédiés chaque année.