Editique, archivage numérique, impression, mise sous pli

Vos enjeux

Vous êtes un régime de retraite ou une institution publique (ministère, collectivité, établissement public…) et vous souhaitez confier à un tiers de confiance la gestion de vos correspondances avec vos usagers/affiliés dans le cadre d’un mandat. Vous recherchez :

  • La traçabilité et la fiabilité dans le traitement de vos courriers
  • La capacité à gérer des fortes volumétries, dans des délais contraints
  • Des solutions logistiques industrialisées et sécurisées.

 

Nos solutions

Nous vous offrons les conditions optimales pour la correspondance avec vos usagers et son archivage.

Flux entrants : gestion du courrier et numérisation

Nous assurons la conservation sécurisée de vos documents électroniques à valeur probatoire afin de vous permettre de faire face à vos obligations. Afin de vous permettre de répondre aux sollicitations de vos clients, nous mettons à votre disposition des technologies adaptées à la gestion des courriers en toute sécurité et dans des délais contraints grâce à :

  • Une industrialisation du tri du courrier entrant s’appuyant sur une pluralité de critères éprouvés par nos équipes (réception et tri du courrier quotidien à J).
  • Un traitement complet de votre courrier grâce à la gestion électronique de documents (GED) avec recours au vidéocodage (système de vérification et de correction de documents numérisés) en pré et post-traitement :
    • code barre attribué lors de la numérisation, permettant de déverser le courrier dans le dossier client et dans le système d’information, pour optimiser le traitement des réponses aux bénéficiaires
    • classement automatisé des documents reçus grâce à la reconnaissance automatique de documents (RAD)
    • renseignement automatisé des données sensibles directement dans votre système d’information grâce à la lecture automatique de données (LAD)
    • archivage numérique des documents à force probante.

L’ensemble des données fiabilisées, issues du traitement de numérisation, est stocké et accessible, dans le strict respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Flux sortants : éditique, impression, et mise sous pli

Nous assurons les expéditions quotidiennes ou ponctuelles de vos correspondances à destination de vos clients ou partenaires, au moyen d’un équipement industriel dédié.

  • Capacité à gérer des volumétries de masse, dans des délais contraints, grâce au déploiement d’outils logistiques suivant des étapes ciblées :
    • Archivage numérique - Impression (toutes modalités possibles)
    • Mise sous pli selon le format souhaité (avec référencement via code OMR, code QR), incluant une phase de contrôle d’intégrité et d’intégralité
    • Affranchissement (les tarifs sont adaptés à tous les types de courrier et massifiés en vue d’optimiser les coûts) - Remise à La Poste quotidienne.
  • Fiabilisation des données, grâce à l’édition d’un code d’identification sur chaque envoi qui permet de connaître le jour et l’heure de départ du courrier et de facturer au réel les prestations.

Un pilotage flexible pour s’adapter au rythme de vos besoins

  • Une organisation humaine adaptable :
    • Nos équipes expérimentées sont en capacité de s’organiser et s’adapter à l’afflux de toutes volumétries dans des délais contraints - Il est possible de répartir les impressions sur les différents sites de la Caisse des Dépôts en vue de gérer un pic ponctuel de demandes d’expédition grâce à la mise à disposition d’une plateforme commune de génération industrielle de documents clients (envoi des documents par e-mail et transmission des flux d'éditions à destination des différents sites géographiques).
  • Un pilotage rigoureux visant à garantir la rapidité et la fiabilité des traitements :
    • Suivi des flux et stocks au quotidien
  • Formation régulière technique et réglementaire des équipes en vue de garantir un haut niveau de service
  • Suivi des indicateurs qualité (respect des critères de tri, GED)

 

Nos engagements

  • Opérateur de confiance, nous proposons une offre intégrée ou sur-mesure, évolutive, adaptée à l'identité de nos mandants, et de leurs contraintes réglementaires.
  • Notre organisation est résolument orientée « clients ». Fortement automatisés, nos processus s’adaptent au niveau des volumétries à traiter.
  • Gestionnaire innovant, nous mobilisons des solutions originales, pour être au rendezvous des grands projets dans le domaine de la protection sociale, et adaptons notre offre à vos besoins.
  • Le cadre sécurisé et performant de la Caisse des Dépôts (maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage informatiques intégrées, conformité juridique des échanges, contrôle interne, services bancaires…) garantit la fiabilité de la gestion, la qualité de service et la sécurité des fonds qui lui sont confiés.
  • Régulièrement, une remise à niveau technique des équipes.

 

Nos références

  • Au service de plus de 65 fonds de retraite et solidarité, la direction des retraites et de la solidarité de la Caisse des Dépôts accompagne les parcours de vie des Français
  • Nombre de plis envoyés en 2019 des ateliers courriers départ des sites d'Angers et de Bordeaux : près de 4 millions
  • Nombre de courriers reçus par la CDC en 2019 - 900 000 dans le cadre de la CNRACL - 390 000 relatifs à l’IRCANTEC.